Διευκρινίσεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις (B2G)

Με αφορμή ερωτήματα που έχουν υποβληθεί, σχετικά με την εφαρμογή των διατάξεων που αφορούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση κατά την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων, δηλαδή συμβάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των νόμων 3978/2011, 4412/2016 και 4413/2016 με την εγκύκλιο 177326 ΕΞ 27-11-2024 του ΥΠΕΘΟ παρέχονται οι παρακάτω διευκρινίσεις σύμφωνα με την Taxheaven:

1. Υποχρεωτική έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων (Η.Τ.).

Βάσει της αριθ. 52445 ΕΞ 4-4-2023 κ.υ.α., κριτήριο σταδιακής υπαγωγής στην υποχρέωση υποβολής ΗΤ από τους οικονομικούς φορείς, στο πλαίσιο εκτέλεσης συμβάσεων των νόμων 4412/2016, 4413/2016 & 3978/2011, είναι το χρονικό σημείο εκκίνησης των διαγωνιστικών διαδικασιών. Το χρονικό αυτό σημείο καθορίζεται, κατά περίπτωση, από τις ανωτέρω σχετικές διατάξεις (π.χ. άρθρα 60, 120 του ν. 4412/2016, 69 του ν. 4413/2016 & 109 του ν. 3978/2011). Με το πέρας της πιλοτικής φάσης της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης (12/9/2023-31/12/2023), υφίσταται υποχρέωση έκδοσης ΗΤ στο πλαίσιο συμβάσεων, των οποίων οι διαγωνιστικές διαδικασίες ξεκίνησαν μετά:
α) την 1η/1/2024 και αφορούν το σύνολο των φορέων της Κεντρικής Διοίκησης και
β) την 1η/6/2024 και αφορούν το σύνολο των λοιπών φορέων, πλην Κεντρικής Διοίκησης, που εκτελούν δημόσιες συμβάσεις, υπό το πρίσμα των ανωτέρω νόμων.

Διευκρινίζεται ότι:
α) για συμβάσεις, των οποίων η διαγωνιστική διαδικασία εκκίνησε πριν από τις προαναφερόμενες, κατά περίπτωση, προθεσμίες και οι οποίες εξακολουθούν να εκτελούνται, δεν υφίσταται υποχρέωση έκδοσης ΗΤ,
β) σε περίπτωση έκδοσης ΗΤ από τον οικονομικό φορέα χωρίς να ισχύει η σχετική υποχρέωση, το τιμολόγιο αυτό θα πρέπει να εκδοθεί και να διαβιβαστεί σύμφωνα με όσα ορίζονται στις σχετικές αποφάσεις (αριθ. 63446/31.5.2021, & 98979 ΕΞ 10.8.2021 κ.υ.α.) και η Αναθέτουσα Αρχή/ Αναθέτων Φορέας (ΑΑ/ΑΦ) είναι υποχρεωμένη/ος να το παραλάβει.

Επισημαίνεται ότι, βάσει του άρθρου 151 του ν. 4601/2019, οι ΑΑ/ΑΦ είναι υποχρεωμένες/οι να παραλαμβάνουν ΗΤ, εφόσον: α) το περιεχόμενό τους στοιχεί προς τον Εθνικό Μορφότυπο, όπως αυτός καθορίζεται με την αριθ. 63446/31.5.2021 κ.υ.α. και β) διαβιβάζονται σύμφωνα με την διαδικασία που περιγράφεται στην αριθ. 98979 ΕΞ 10.8.2021 κ.υ.α.

2. Τροποποίηση Σύμβασης -Δικαίωμα προαίρεσης

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, κριτήριο υπαγωγής στην υποχρέωση υποβολής ΗΤ από τους οικονομικούς φορείς είναι το εκάστοτε χρονικό σημείο εκκίνησης των διαγωνιστικών διαδικασιών.

Σύμφωνα με στις διατάξεις των άρθρων 132 και 337 του ν. 4412/2016 και 51 του ν. 4413/2016, επιτρέπεται η τροποποίηση συμβάσεων, κατά την διάρκειά τους, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, τηρουμένων των προβλεπόμενων προϋποθέσεων του νόμου. Στις περιπτώσεις αυτές η τροποποίηση συμβάσεων, μετά το χρονικό σημείο έναρξης υποχρεωτικής υποβολής ΗΤ (12.9.2023 για τους φορείς της 2α του άρθρου 1 της αριθ. 52445 ΕΞ 4-4-2023 κ.υ.α, 1.1.2024 για φορείς Κεντρικής Διοίκησης & 1.6.2024 για φορείς λοιπής Γενικής Κυβέρνησης), οι οποίες είχαν συναφθεί προγενέστερα των ανωτέρω ημερομηνιών, δεν συνεπάγεται την υποχρέωση των οικονομικών φορέων να εκδώσουν ΗΤ, δεδομένου ότι δεν απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης.

Αντίθετα, σε περίπτωση ουσιώδους τροποποίησης των όρων της σύμβασης, (παρ. 4 & 5 του άρθρου 132, 4 & 5 του άρθρου 337 του ν. 4412/2016 και παρ. 4 & 5 του άρθρου 51 του ν. 4413/2016), απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης. Εφόσον η νέα διαδικασία εκκινήσει μετά τις προαναφερόμενες προθεσμίες, υφίσταται υποχρέωση έκδοσης ΗΤ από τους οικονομικούς φορείς.

Αναλυτικές οδηγίες σχετικά με την τροποποίηση συμβάσεων κατά την διάρκειά τους και την ορθή εφαρμογή των ανωτέρω διατάξεων παρέχονται με την Κατευθυντήρια Οδηγία 22 της Ε.Α.ΔΗ.ΣΥ. (Α.Δ.Α.: 7ΜΥΤΟΞΤΒ-ΖΓΖ).

3. Περιεχόμενο εγγράφων σύμβασης

Σύμφωνα με τον ορισμό της περίπτωσης 14 του άρθρου 2 του ν. 4412/2016, «ως «έγγραφο διαδικασίας σύναψης της σύμβασης» ή «έγγραφο της σύμβασης» νοείται κάθε έγγραφο το οποίο παρέχει ή στο οποίο παραπέμπει η αναθέτουσα αρχή/αναθέτων φορέας, με σκοπό να περιγράψει ή να προσδιορίσει στοιχεία της σύμβασης ή της διαδικασίας ανάθεσης, συμπεριλαμβανομένης της προκήρυξης σύμβασης των άρθρων
63 και 293, της προκαταρκτικής προκήρυξης του άρθρου 62, …….. Επίσης, στην έννοια αυτή περιλαμβάνονται και η διακήρυξη ή η πρόσκληση σε διαπραγμάτευση ….. το Ενιαίο Ευρωπαϊκό Έγγραφο Σύμβασης (ΕΕΕΣ),……. το σχέδιο της σύμβασης μετά των Παραρτημάτων αυτής και η τεχνική συγγραφή υποχρεώσεων που περιλαμβάνει και τις εφαρμοστέες τεχνικές προδιαγραφές»

Βάσει των άρθρων 53 και 281 του ν. 4412/2016, στο υποχρεωτικό περιεχόμενο των εγγράφων της σύμβασης περιλαμβάνονται στοιχεία που αφορούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση όπως η πηγή χρηματοδότησης, η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης, ο ενάριθμος έργου και ο κωδικός αναθέτουσας αρχής του Μητρώου Αναθετουσών Αρχών της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΓΓΠΣΨΔ). Η κάθε αναθέτουσα αρχή πρέπει να παρέχει στους οικονομικούς φορείς όλα τα παραπάνω στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ορθή έκδοση των ΗΤ, προκειμένου να αποφεύγονται καθυστερήσεις στην διαχείρισή τους και συνεπώς στην πληρωμή των σχετικών δαπανών………

4. Εξαιρέσεις από την υποχρέωση έκδοσης ΗΤ

i) Στο άρθρο 151 του ν. 4601/2019, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 95 του ν. 5104/2024, προβλέπονται περιπτώσεις συμβάσεων για τις οποίες δεν υφίσταται υποχρέωση έκδοσης ΗΤ.

Οι εξαιρέσεις αυτές αφορούν:
α) συμβάσεις και συναλλαγές που εκτελούνται αποκλειστικά στο εξωτερικό,
β) συναλλαγές, που διέπονται από ειδικούς διαδικαστικούς κανόνες διεθνούς οργανισμού ή διεθνούς συνθήκης ή διακρατικής συμφωνίας,
γ) ειδικές συμβάσεις ή συμφωνίες, με αντικείμενο την προμήθεια υλικού μέσω στρατιωτικών πωλήσεων εξωτερικού («Foreign Military Sales – FMS»).

Καθίσταται σαφές ότι οι ανωτέρω εξαιρέσεις σχετίζονται με το ειδικό κανονιστικό πλαίσιο που διέπει την σύναψη και εκτέλεση συμβάσεων/συναλλαγών, καθώς και τη γεωγραφική θέση του τόπου εκτέλεσής τους.

Ειδικότερα, σε περίπτωση εκτέλεσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου δημόσιας σύμβασης στην αλλοδαπή, ο οικονομικός φορέας δεν υποχρεούται σε έκδοση ΗΤ. Ενδεικτικά αναφέρεται η περίπτωση οικονομικού φορέα εξωτερικού στον οποίο έχει ανατεθεί η επισκευή υλικών στο πλαίσιο εκτέλεσης δημόσιας σύμβασης (εκτός των ανωτέρω (β) & (γ) περιπτώσεων), τα οποία υλικά έχουν αποσταλεί για το σκοπό αυτό στις εγκαταστάσεις του (εκτός της Χώρας). Ο φορέας αυτός υποχρεούται στην έκδοση ΗΤ γιατί σύμφωνα με το άρθρο 202 του ν.4412/2016, απαραίτητη προϋπόθεση για την ολοκλήρωση εκτέλεσης μιας σύμβασης αποτελεί μεταξύ άλλων και η οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των υλικών ή υπηρεσιών που παρασχέθηκαν. Κατά συνέπεια, η εκτέλεση της κατά τα ανωτέρω σύμβασης δεν πραγματοποιείται αποκλειστικά στο εξωτερικό, καθώς τα υλικά επιστρέφονται στην Χώρα μας για έλεγχο και ποσοτική και ποιοτική παραλαβή των υπηρεσιών επισκευής των υλικών που παρασχέθηκαν.

ii) Στο άρθρο 2 της αριθ. 52445 ΕΞ 4-4-2023 κ.υ.α., προβλέπεται εξαίρεση από την υποχρέωση έκδοσης ΗΤ στις περιπτώσεις συμβάσεων ήσσονος αξίας. Ο ορισμός των συμβάσεων ήσσονος αξίας δίνεται στην περ. 30α, του άρθρου 2 του ν.4412/2016 σύμφωνα με την οποία «ως «δημόσιες συμβάσεις ήσσονος αξίας» νοούνται οι δημόσιες συμβάσεις ή οι συμβάσεις των οποίων η εκτιμώμενη αξία είναι ίση ή κατώτερη από το ποσό των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500) ευρώ». Σ
την περίπτωση των συμβάσεων αυτών, λόγω της μικρής εκτιμώμενης αξίας, είναι δυνατό οι πληρωμές να εκτελούνται ως εξόφληση έναντι νόμιμου φορολογικού παραστατικού, χωρίς να απαιτείται η έκδοση πράξης ανάθεσης ή οι λοιπές προβλεπόμενες διαδικασίες εκτέλεσης από την αναθέτουσα αρχή (άρθρο 117Α)………

5. Διαχείριση ηλεκτρονικών πιστωτικών τιμολογίων

i) Σύμφωνα με τους κανόνες λειτουργίας του δικτύου Peppol, μέσω του οποίου πραγματοποιείται η διακίνηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων, στις συναλλαγές με φορείς του Δημοσίου οι καταστάσεις «πληρωμή» & «απόρριψη» είναι τελικές για τα χρεωστικά τιμολόγια, ενώ οι καταστάσεις «αποδοχή» & «απόρριψη» είναι τελικές για τα πιστωτικά τιμολόγια. Ουσιαστικά αυτό σημαίνει ότι δεν είναι δυνατή η αλλαγή των ανωτέρω καταστάσεων (π.χ. η κατάσταση ενός πιστωτικού τιμολογίου δεν μπορεί να αλλάξει από «αποδοχή» σε «απόρριψη»). Επισημαίνεται ότι……

Read more at Taxheaven:Διευκρινίσεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις (B2G)